Gününüz dolu olabilir. Toplantılar yapılır, telefonlar cevaplanır, ekipten gelen sorular çözülür, müşterilerle görüşülür ve günün sonunda yapılacaklar listesindeki birçok madde tamamlanmış görünür.
Peki bütün bu yoğunluk işletmenizi gerçekten ileri taşıyan işlere zaman ayırdığınız anlamına geliyor mu?
İşletme sahibi için zaman yönetimi, daha fazla işi daha kısa sürede yapmak değildir. Asıl mesele, sınırlı zamanınızı işletmenin hedeflerine en fazla katkıyı sağlayacak işlere ayırabilmek ve geri kalan işleri sistem, ekip ve delegasyon yoluyla doğru şekilde yönetebilmektir.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi, sahip olduğunuz sınırlı zamanı hedeflerinize katkısı en yüksek işlere yönlendirme, öncelikleri belirleme, kesintileri kontrol etme ve gerektiğinde işleri devretme disiplinidir. Etkili zaman yönetiminin amacı her şeye yetişmek değil, doğru işlerin takviminizde gerçekten yer bulmasını sağlamaktır.
Çünkü zamanı çoğaltamazsınız. Bir güne yeni saatler ekleyemezsiniz.
Yönetebildiğiniz şey, o saatleri neye yatırdığınızdır.
Bu nedenle özellikle işletme sahipleri için zamanı yönetme konusu bir ajanda veya yapılacaklar listesi meselesinden daha büyüktür. Zamanınızı nereye ayırdığınız, işletmedeki rolünüzü de belirler.
Günün büyük bölümünü müşteriden gelen bir sorunu çözmeye, ekipten gelen onayları vermeye, eksik bir işi tamamlamaya ve operasyonel açıkları kapatmaya ayırıyorsanız çok çalışıyor olabilirsiniz. Ancak aynı zamanda işletmenin size bağımlılığını da sürdürüyor olabilirsiniz.
İşletme Sahibinin Zaman Sorunu Neden Farklıdır?
İşletme sahibinin zaman sorunu farklıdır çünkü yalnızca kendi görevlerini tamamlamakla değil, işletmenin yönünü, ekibini, sistemlerini ve sonuçlarını yönetmekle de sorumludur. Bu nedenle her talebe cevap vermek, işletme sahibi açısından verimli çalışmak anlamına gelmez.
Sabah ofise geldiğinizi düşünün.
Bir çalışan hızlıca bir onay ister. Ardından müşteriden telefon gelir. Tedarikçiyle ilgili bir sorun çıkar. Finans ekibi bir ödeme için görüşmek ister. Öğleden sonra iki toplantı vardır. Gün içinde WhatsApp mesajları, e-postalar ve “iki dakikanızı alabilir miyim?” soruları devam eder.
Akşam olduğunda bütün gün çalışmışsınızdır.
Ama yeni satış kanalı üzerine çalışamamış, önümüzdeki çeyreğin hedeflerini gözden geçirememiş, önemli bir ekip üyesiyle gelişim görüşmesini yapamamış veya işletmedeki tekrar eden bir sorunun sistemsel nedenini inceleyememişsinizdir.
Sorun boş zamanınızın olmaması değildir.
Sorun, zamanınızın büyük bölümünün başkalarının gündemi tarafından yönetilmesidir.
ActionCOACH yaklaşımında Zaman Ustalığı, işletme sahibinin zamanını yalnızca takvim kullanarak değil; öncelik, sistem ve delegasyonla yönetmesini ifade eder. İşletme sahibi için kritik geçiş de burada başlar: meşgul olmaktan, zamanını bilinçli olarak yatırım yapacağı alanları seçmeye geçmek.
İşletmenizin gelecekte de ayakta kalabilmesi için işlerin yalnızca size bağlı olmaması, doğru sistemlerin kurulması ve bu sistemlerin siz olmadan da çalışması sürdürülebilir bir yapı oluşturmanın temelidir. İşçi Patrondan Özgür Patrona Geçişin 6 Adımı webinarımıza katılın; işinin başında her şeye yetişmeye çalışan bir “işçi patron” olmaktan çıkıp, işletmesinin kendisine bağımlı olmadan çalışmasını sağlayan bir “özgür patron”a nasıl dönüşebileceğinizi keşfedin. Böylece işletmenizi gelecek nesillere daha sağlam bir yapıyla devretmenin ilk adımını atın.
Zamanınız Nereye Gidiyor? Zaman Günlüğü Nasıl Tutulur?
Zaman günlüğü, gününüzün gerçekte hangi işlere harcandığını görünür hale getiren basit bir ölçüm yöntemidir. Amaç kendinizi denetlemek değil, zaman kullanımınızla ilgili tahminlerin yerine veri koymaktır.
Çünkü “zamanımın çoğunu stratejiye ayırıyorum” diye düşünebilirsiniz. Takviminizi incelediğinizde ise haftanın büyük bölümünün toplantı, operasyonel soru ve anlık problemlere gittiğini görebilirsiniz.
Harvard Business Review’da yayımlanan ve 27 CEO’nun yaklaşık 60.000 saatlik zaman kullanımını inceleyen çalışma da üst düzey yöneticilerin zamanlarını sistematik biçimde takip etmenin, rol ve öncelikler arasındaki ilişkiyi görünür kıldığını gösteren kapsamlı örneklerden biridir.
Başlangıç için bir veya iki hafta boyunca aşağıdaki beş bilgiyi kaydetmeniz yeterlidir:
| Kaydedilecek bilgi | Sorulacak soru |
| Yapılan iş | Bu sürede tam olarak ne yaptım? |
| Harcanan zaman | Kaç dakika veya saat ayırdım? |
| İşin kaynağı | Bu işi ben mi planladım, başka biri mi getirdi? |
| Hedefe katkı | İşletmenin önceliklerine katkısı neydi? |
| Sonraki karar | Yapmaya devam mı edeceğim, devredecek miyim, sistemleştirecek miyim, bırakacak mıyım? |
Buradaki amaç mükemmel bir kayıt oluşturmak değildir.
İki haftanın sonunda tekrar eden örüntüleri görebilmektir.
Örneğin aynı tür onaylar sürekli size geliyorsa zaman probleminiz değil, yetki problemi olabilir. Aynı operasyonel sorun sürekli tekrarlanıyorsa sorun hızınız değil, eksik bir süreç olabilir.
Zaman günlüğünün gerçek değeri burada ortaya çıkar.
İşin İçinde Çalışmak ile İşin Üzerinde Çalışmak Arasındaki Fark Nedir?
İşin içinde çalışmak, işletmenin günlük faaliyetlerini doğrudan yürütmektir. İşin üzerinde çalışmak ise işletmenin sizden bağımsız, ölçülebilir ve tekrar edilebilir biçimde çalışmasını sağlayacak hedef, sistem, ekip ve yönetim yapısını geliştirmektir.
Her işletme sahibinin zaman zaman işin içine girmesi gerekebilir.
Sorun, bunun kalıcı çalışma biçimine dönüşmesidir.
| İşin içinde çalışmak | İşin üzerinde çalışmak |
| Günlük sorun çözmek | Sorunun tekrar oluşmasını engelleyecek sistem kurmak |
| Her teklifi kontrol etmek | Teklif sürecinin standartlarını oluşturmak |
| Ekip sorularını tek tek cevaplamak | Yetki ve karar sınırlarını netleştirmek |
| Müşteri şikayetini çözmek | Şikayeti doğuran süreci analiz etmek |
| Günlük operasyonu takip etmek | KPI ve yönetim ritmini kurmak |
| Her önemli kararı vermek | Ekibin doğru karar verebileceği çerçeveyi oluşturmak |
İşletmenin her önemli süreci hala size uğruyorsa, takviminizin dolu olması şaşırtıcı değildir.
Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?
Zaman yönetimi teknikleri; öncelikleri ayırmayı, planlı çalışma alanları oluşturmayı, düşük değerli işleri devretmeyi ve gün içindeki kesintileri azaltmayı sağlayan yöntemlerdir. Tek bir teknik bütün zaman sorunlarını çözmez; doğru yöntem, yaşadığınız darboğaza göre seçilmelidir.
Eisenhower Tekniği
Eisenhower tekniği işleri iki kritere göre ayırır: önem ve aciliyet.
Böylece dört alan ortaya çıkar:
| Acil | Acil değil | |
| Önemli | Yap | Planla |
| Önemli değil | Devret | Ele, azalt veya bırak |
İşletme sahiplerinin en büyük risklerinden biri, “acil” olduğu için önlerine gelen her işi “önemli” kabul etmektir.
Oysa işletmenin geleceğini belirleyen strateji, ekip geliştirme, sistem kurma, finansal planlama veya yeni müşteri kazanım modeli üzerinde çalışma gibi konular çoğu zaman bugün için acil değildir.
Tam da bu nedenle ertelenirler.
Zaman Bloklama
Zaman bloklama, önemli bir çalışma için takvimde önceden korunan alan oluşturmaktır.
“Bu hafta stratejiye zaman ayıracağım” bir niyettir.
“Perşembe 09.00 ile 10.30 arasında yeni satış kanalının rakamlarını inceleyeceğim” ise takvimde görünür bir karardır.
Kritik fark budur.
Haftalık Planlama
Günlük yapılacaklar listesi tek başına yeterli değildir. Önce haftanın önemli sonuçları belirlenmeli, ardından günlük işler bu sonuçlara göre sıralanmalıdır.
Aksi halde yapılacaklar listeniz, işletmenin hedeflerini değil, size en son ulaşan talepleri yansıtmaya başlar.
Günlük Öncelik Nasıl Belirlenir?
Günlük öncelik, yapılması mümkün olan bütün işler arasından hedeflerinize en fazla katkı sağlayacak sınırlı sayıdaki işi seçerek belirlenir. Önceliklendirme bir yapılacaklar listesi oluşturmak değil, hangi işin önce yapılacağına bilinçli olarak karar vermektir.
Kendinize her sabah şu üç soruyu sorun:
- Bugün yalnızca bir önemli işi tamamlayabilecek olsaydım hangisini seçerdim?
- Bu iş mevcut hedeflerimden hangisini ilerletiyor?
- Bu işi benim yapmam gerçekten gerekiyor mu?
ActionCOACH yaklaşımındaki ActionLIST de yapılabilecek her işi yazmak yerine, hedefe götüren işleri önceliklendirmeye odaklanır.
Özellikle sürekli ertelenen ancak önemli olduğunu bildiğiniz bir iş varsa, onu günün ilk odak alanlarından biri haline getirebilirsiniz.
Günlük önceliklendirme sisteminizi oluştururken ActionLIST Şablonu üzerinden kendi listenizi de oluşturabilirsiniz.
Hangi İş Sizde Kalmalı, Hangi İş Devredilmeli?
Sizde kalması gereken işler, işletmenin yönü, kritik kararları ve sizin rolünüzün yarattığı yüksek değere doğrudan bağlı konulardır. Tekrarlanan, standardı tanımlanabilen ve başka bir ekip üyesinin gerekli yetkinlikle gerçekleştirebileceği işler ise delegasyon için değerlendirilmelidir.
Burada doğru soru yalnızca “Bunu yapabilir miyim?” değildir.
Daha değerli soru şudur:
“Bunu benim yapmam gerekiyor mu?”
Bir işi değerlendirirken dört kategori kullanabilirsiniz:
Sizde kalabilir: İşletmenin yönünü, kritik ilişkilerini veya yüksek etkili kararlarını gerektiren işler.
Devredilebilir: Tekrarlanan, çıktısı tanımlanabilir ve gerekli yetkinliğe sahip ekip üyesine aktarılabilecek işler.
Sistemleştirilebilir: Aynı şekilde tekrar tekrar yapılan, kontrol listesi, prosedür veya otomasyonla kişiye bağımlılığı azaltılabilecek işler.
Bırakılabilir: Alışkanlıktan yapılan ancak anlamlı bir sonuç üretmeyen işler.
Delegasyon ise yalnızca “Sen bunu yap” demek değildir.
ActionCOACH terminolojisinde delegasyon; yetki, beklenen sonuç, gerekli kaynaklar ve kontrol noktalarıyla sorumluluk vermek olarak ele alınır. Bu nedenle işi devretmekle sorumluluğu kontrolsüz biçimde bırakmak birbirinden farklıdır.
Devrettiğiniz İş Neden Size Geri Dönüyor?
Devredilen bir iş genellikle beklenen sonuç, yetki sınırı veya kontrol noktaları net olmadığı için yeniden işletme sahibine döner. Sorun çoğu zaman delegasyon yapmak değil, yalnızca görevi aktarıp yönetim sistemini aktarmamaktır.
Şu sahne tanıdık geliyor mu?
Bir işi ekip üyesine verirsiniz.
Bir süre sonra bir soru gelir.
Ardından ikinci soru gelir.
Sonra iş yavaşlar.
En sonunda “Ben yapayım daha hızlı olacak” dersiniz.
İş tekrar size döner.
Bu döngünün arkasında genellikle şu eksiklerden biri vardır:
- Beklenen sonuç net tarif edilmemiştir.
- Karar verme yetkisi verilmemiştir.
- Başarı ölçütü tanımlanmamıştır.
- Kontrol noktası belirlenmemiştir.
- Gerekli bilgi veya kaynak aktarılmamıştır.
- İşi alan kişinin yetkinliği yeterince geliştirilmemiştir.
- İlk hata sonrasında işletme sahibi işi geri almıştır.
Doğru delegasyon ilk etapta zaman isteyebilir.
Fakat amaç bugünkü işi beş dakika daha hızlı bitirmek değil, aynı işin yarın yeniden size gelmesini önleyecek kapasiteyi oluşturmaktır.
Kesintiler Nasıl Yönetilir?
Kesintiler, erişim ve öncelik kuralları belirlenerek yönetilir. Telefonlar, mesajlar, bildirimler ve anlık ekip soruları tek tek küçük görünse de odak gerektiren çalışmaların sürekli bölünmesine neden olabilir.
ActionCOACH içeriklerinde bu tekrar eden kesintiler için kullanılan ifadelerden biri zaman vampirleridir.
Zaman vampiri bazen bir insan değildir.
Bir alışkanlık da olabilir.
Her bildirim geldiğinde telefona bakmak, her e-postayı anında yanıtlamak, her ekip sorusuna kendiniz cevap vermek veya gün boyunca plansız görüşmelere açık olmak buna örnektir.
Uygulayabileceğiniz birkaç basit kural:
- Mesaj ve e-posta kontrolü için belirli zaman aralıkları oluşturun.
- Ekibin hangi durumlarda sizi hemen bölmesi gerektiğini tanımlayın.
- Tekrar eden sorular için karar çerçeveleri veya kontrol listeleri oluşturun.
- Odak gerektiren çalışma bloklarında bildirimleri kapatın.
- Her sorunun doğrudan size gelmesi yerine doğru sorumluluk sahibine ulaşmasını sağlayın.
Amaç ulaşılmaz olmak değildir.
Sürekli ulaşılabilir olmayı yönetilebilir bir sisteme dönüştürmektir.
Toplantı Disiplini Nasıl Kurulur?
Toplantı disiplini; toplantının amacı, katılımcıları, gündemi, süresi ve beklenen çıktısı önceden tanımlandığında kurulur. Toplantının kendisi değil, toplantı sonunda alınan karar ve aksiyon önemlidir.
Toplantılar şirket zamanını yalnızca toplantıyı düzenleyen kişinin süresi kadar tüketmez.
Sekiz kişinin katıldığı bir saatlik toplantı, şirket açısından sekiz saatlik zaman yatırımıdır.
Harvard Business Review da çalışanların ve yöneticilerin zamanının şirket açısından bir kaynak olarak değerlendirilmesi gerektiğine, toplantıların amacı ve katılımı üzerinde daha bilinçli kararlar verilmesinin önemine dikkat çekiyor.
Her toplantıdan önce şu beş sorunun cevabı olmalı:
- Bu toplantının amacı nedir?
- Kimlerin gerçekten bulunması gerekiyor?
- Hangi kararın alınması gerekiyor?
- Toplantının sahibi kim?
- Toplantı sonunda hangi aksiyon, kime ve hangi tarihle atanacak?
ActionCOACH terminolojisindeki toplantı ritmi de yalnızca düzenli toplantı yapmak anlamına gelmez. Amacı, sıklığı, gündemi ve çıktısı belirlenmiş yönetim buluşmaları oluşturmak anlamına gelir.
Nasıl “Hayır” Denir?
İş hayatında “hayır” demek her talebi reddetmek değil, zamanınızı önceliklerinize göre koruyabilmektir. Sağlıklı sınır koymak, karşı tarafa neyi yapamayacağınızı söylerken ne zaman veya hangi koşulda yardımcı olabileceğinizi de netleştirir.
Örneğin:
“Şu anda üzerinde çalıştığım önceliği bölmek istemiyorum. Buna saat 15.00’te bakabilirim.”
“Bu karar için bana gelmenize gerek yok. Belirlediğimiz sınırlar içinde kararı siz verebilirsiniz.”
“Bu toplantıda benim almam gereken bir karar yoksa katılmak yerine çıktıyı sonrasında inceleyebilirim.”
Buradaki mesele sertleşmek değildir.
Takviminizi herkese açık bir alan olmaktan çıkarıp işletmenin önceliklerini yansıtan bir yönetim aracına dönüştürmektir.
Harvard Business Review’daki takvim yönetimi örneklerinde de yöneticilerin önem verdiğini söyledikleri konular ile takvimlerinde gerçekte ayırdıkları süre arasında ciddi farklar oluşabileceğine dikkat çekiliyor.
Somut Bir Örnek: 14 Kişilik Bir İmalat Şirketinde İki Haftalık Zaman Günlüğünün Sonucu
Aşağıdaki örnek, zaman günlüğünün nasıl kullanılabileceğini göstermek amacıyla hazırlanmış temsili bir işletme senaryosudur.
14 kişilik bir imalat şirketinin sahibi iki hafta boyunca çalışma saatlerini kaydediyor.
Toplam kayıtlı süresinin dağılımı şöyle çıkıyor:
| Alan | İki haftadaki süre |
| Günlük operasyon ve sorun çözme | 31 saat |
| Ekipten gelen soru ve onaylar | 19 saat |
| Toplantılar | 14 saat |
| Müşteri ve tedarikçi görüşmeleri | 12 saat |
| İdari işler | 9 saat |
| Strateji, sistem ve iş geliştirme | 11 saat |
İşletme sahibi başlangıçta zamanının önemli bölümünü büyümeye ayırdığını düşünüyor.
Kayıt ise başka bir şey söylüyor.
Zamanının büyük bölümü işletmenin mevcut çalışma biçimini sürdürmeye gidiyor.
İncelemede üç tekrar eden konu ortaya çıkıyor:
Birincisi, satın alma ekibi belirli tutarın üzerindeki hemen her karar için işletme sahibinden onay istiyor.
İkincisi, üretimde aynı iki kalite problemi tekrar tekrar işletme sahibine taşınıyor.
Üçüncüsü, haftalık toplantıların gündemi ve karar formatı olmadığı için aynı konular bir sonraki hafta yeniden konuşuluyor.
Bunun üzerine üç değişiklik yapılıyor:
- Satın alma için karar ve onay sınırları tanımlanıyor.
- Tekrar eden kalite problemi için sorumlu, kontrol noktası ve prosedür oluşturuluyor.
- Haftalık yönetim toplantısına sabit gündem, karar sahibi ve aksiyon takibi ekleniyor.
Buradaki esas kazanım işletme sahibinin daha hızlı çalışması değildir.
Daha önce kişiye bağlı olan kararların bir bölümünün sisteme aktarılmasıdır.
Zaman yönetiminin işletme açısından gerçek karşılığı da budur.
Zaman Yönetiminizi Nasıl Ölçersiniz?
Zaman yönetimi, yalnızca ne kadar çalıştığınızla değil, çalışma sürenizin ne kadarının doğru önceliklere ayrıldığıyla ölçülmelidir. İşletme sahibi için temel ölçüt, harcanan saatlerden çok bu saatlerin işletmenin hedeflerine ve bağımsız çalışma kapasitesine yaptığı katkıdır.
Haftalık olarak aşağıdaki göstergeleri takip edebilirsiniz:
- Planlanan işlere ayrılan zaman oranı
- Plansız işlere ayrılan zaman
- Stratejik çalışmaya ayrılan toplam süre
- Doğrudan size gelen operasyonel karar sayısı
- Devredildikten sonra yeniden size dönen iş sayısı
- Plansız toplantı sayısı
- Toplantılarda alınan kararların tamamlanma oranı
- Haftanın üç temel önceliğinin tamamlanma durumu
- Tekrar eden sorunlara harcanan zaman
- Sistemleştirilen veya devredilen iş sayısı
Bunları haftalık olarak takip etmek faydalıdır ancak tek başına yeterli değildir.
Takvim, hedeflerin sonucudur.
Önce nereye gideceğiniz netleşir. Sonra zamanınızı oraya yatırırsınız.
Nereden Başlayabilirsiniz?
Etkili zaman yönetimine başlamak için bütün çalışma düzeninizi bir günde değiştirmeye çalışmanız gerekmez. İlk hedef, zamanınızın nereye gittiğini görünür hale getirmek ve en büyük zaman kaybını oluşturan bir veya iki noktada sistemli değişiklik yapmaktır.
10 adımda zaman yönetimi için başlangıç planınız şöyle olabilir:
- Bir veya iki hafta zaman günlüğü tutun.
- Zamanınızı operasyon, ekip, toplantı, müşteri ve strateji olarak sınıflandırın.
- Haftalık üç temel önceliğinizi belirleyin.
- Önemli ancak acil olmayan işler için takvimde zaman blokları oluşturun.
- Her işte “Bunu benim yapmam gerekiyor mu?” sorusunu sorun.
- Devredilebilecek işleri belirleyin.
- Delegasyonda beklenen sonuç, yetki ve kontrol noktasını netleştirin.
- En sık karşılaştığınız üç kesinti için yeni bir çalışma kuralı oluşturun.
- Toplantılarınızın amaç, gündem ve çıktı sistemini gözden geçirin.
- Her hafta zaman kullanımınızı ölçerek sistemi yeniden düzenleyin.
Zaman yönetimi, her dakikanızı doldurmak değildir.
Tam tersine, işletmeniz açısından gerçekten önemli işlere alan açabilecek kadar net seçimler yapabilmektir.
Gününüz toplantılar, mesajlar, telefonlar ve acil işler arasında doluyor ancak işletmenizi ileri taşıyan konular sürekli erteleniyorsa, Zamanını Yöneten İşini Yönetir Eğitimi ile kendi zaman kullanımınızı işletme sahibi ve yönetici perspektifinden değerlendirebilirsiniz. Eğitim, zaman vampirlerini, önceliklendirmeyi, haftalık planlamayı, zaman bloklarını, sınır koymayı ve delegasyonu aynı yönetim sistemi içinde ele alıyor.
